BUSINESS INTELLIGENCE: UNA NUEVA FORMA DE OPTIMIZAR TU NEGOCIO

Business Intelligence es la habilidad para transformar datos en información, y la información en conocimiento con el fin de que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios. Es decir, es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada en información estructurada para su explotación directa, o bien para su análisis o conversión en conocimiento, constituyendo el apoyo a las decisiones de nuestro negocio.

Los datos y la información conforman el llamado “Business Operation”. Los datos son la unidad mínima semántica que no tienen relevancia por sí solos, como por ejemplo los datos personales. Cuando esos datos se procesan adquieren un valor, un significado, dando lugar a la información. Para ello se deben contextualizar, categorizar, calcular, corregir y condensar esos datos. Por último, el conocimiento es la mezcla de experiencias, de valores, el know-how que incorpora esas experiencias y esa información para ejecutar acciones como comparar elementos, predecir consecuencias, buscar conexiones y conversar con otros portadores de conocimientos. Este conocimiento constituye el Business Intelligence.

Business Intelligence requiere una arquitectura global, que se estructura en las siguientes etapas:

-Partimos de datos de origen de una organización (bases de datos, ERP`s, ficheros de textos) cuya estructura se ha de transformar para optimizar su proceso analítico.

-Fase de extracción, transformación y carga (ETL). Esta etapa suele apoyarse en un almacén intermedio, llamado ODS, que actúa como pasarela entre los sistemas fuente y destino (generalmente datawarehouse), y cuyo principal objetivo consiste en evitar la saturación de los servidores funcionales de la organización.

-La información resultante, ya unificada, depurada y consolidada, se almacena en un datawarehouse corporativo, que puede servir como base para la construcción de distintos datamart departamentales. Estos datamarts se caracterizan por poseer la estructura óptima para el análisis de los datos de esa área de la empresa, ya sea mediante bases de datos transaccionales (OLTP) o mediante bases de datos analíticas (OLAP).

-Los datos albergados en el datawarehouse o en cada datamart se explotan utilizando herramientas comerciales de análisis, reporting, alertas, etc. En estas herramientas se basa también la construcción de productos BI más completos, como los sistemas de soporte de decisión (DSS), los sistemas de información ejecutiva (EIS) y los cuadros de mando (CMI) o Balanced Scorecard (BSC).

Para la organización de la empresa es necesario tener en cuenta las siguientes herramientas:

-El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o unidades.

-El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, como los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), en que está más orientados al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información. Además, es habitual que un CMI esté controlado por la dirección de la compañía, frente a otras herramientas de BI más enfocadas a la dirección departamental.

En cuanto al Datamart, es una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica. Se caracteriza por disponer la estructura óptima de datos para analizar la información al detalle desde todas las perspectivas que afecten a los procesos de dicho departamento. 

Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de perspectivas y con grandes velocidades de respuesta. La creación de un datawarehouse representa en la mayoría de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista técnico, para implantar una solución completa y fiable de Business Intelligence.

En cuanto a las bases de datos OLTP (On-Line Transacction Processing), como su propio nombre indica, orientadas al procesamiento de transacciones.

• El acceso a los datos está optimizado para tareas frecuentes de lectura y escritura.
• Los datos se estructuran según el nivel aplicación (programa de gestión a medida, ERP o CRM implantado, sistema de información departamental).
• Los formatos de los datos no son necesariamente uniformes en los diferentes departamentos (es común la falta de compatibilidad y la existencia de islas de datos).
• El historial de datos suele limitarse a los datos actuales o recientes.

La base de datos OLAP (On-Line Analytical Processing) son las orientadas al procesamiento analítico.

• El acceso a los datos suele ser de sólo lectura. La acción más común es la consulta, con muy pocas inserciones, actualizaciones o eliminaciones.
• Los datos se estructuran según las áreas de negocio, y los formatos de los datos están integrados de manera uniforme en toda la organización.
•  El historial de datos es a largo plazo, normalmente de dos a cinco años.
• Las bases de datos OLAP se suelen alimentar de información procedente de los sistemas operacionales existentes, mediante un proceso de extracción, transformación y carga (ETL).

El Datamining (o minería de datos) es otro concepto a tener en cuenta. Hace referencia al conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos, de manera automática o semiautomática, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto. Su finalidad principal es ayudar a comprender el repositorio de datos. Hace uso de estadísticas, incluso de algoritmos de búsqueda empleados en Inteligencia Artificial y Redes Neuronales.

Por último, documentos importantes a tener en cuenta son:

-Plan director: un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de los responsables de una compañía (directivos, gerentes, empresarios...) cual será la situación de la misma dentro un período de tiempo, generalmente de 5 a 10 años. Es cualitativo, finalista y atemporal, y recoge datos sobre productos y servicios, mercado potencial y ventajas competitivas.

-Plan estratégico: un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de los responsables de una compañía (directivos, gerentes, empresarios...) cual será la estrategia de la misma durante un período de tiempo, generalmente de 3 a 5 años. Cuantitativo, manifiesto y temporal, recoge datos sobre objetivos, políticas y acciones para alcanzar esos objetivos.

-Plan operativo anual: es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.

De todo lo anterior podemos concluir que son todo beneficios si implantamos Business Intelligence en nuestro negocio. Permite obtener soluciones tecnológicas, como centralizar, depurar, y afianzar los datos, descubrir información no evidente para las aplicaciones actuales y optimizar el rendimiento de los sistemas. También supone ventajas competitivas, pues nos permite un seguimiento real del plan estratégico, aprender de los errores pasados, mejorar la competitividad y obtener el verdadero valor de las aplicaciones.

Por lo tanto, si no conoce la importancia de sus productos o clientes, si no tiene una visión clara de organización, si cree que está perdiendo cuota de mercado o ha perdido oportunidades de negocio por recibir información fuera de plazo, dedica muchas horas para analizar informes o documentos, algunos de los cuales contienen sistemas operacionales no concordantes, y no sabe con certeza si sus empleados están alcanzando los objetivos planificados, la implantación de Business Intelligence puede ser la mejor opción para el levantamiento de su negocio.

A continuación un vídeo que explica con un ejemplo el concepto de Business Intelligence.