EL TRABAJO EN EQUIPO Y SUS VENTAJAS PARA UNA MAYOR PRODUCTIVIDAD

Son muchas las habilidades y competencias que se exigen a la hora de acceder a un puesto de trabajo. Estas aptitudes pueden ser muy diferentes en función al sector de que se trate, y han surgido incluso destrezas nuevas a consecuencia de la aparición de los perfiles digitales, pero una habilidad que se mantiene y sin duda mejora en gran medida nuestro nivel de desempeño en el trabajo es la capacidad de trabajar en equipo, enmarcada dentro de las llamadas habilidades sociales o soft skills.

Por trabajo en equipo entendemos la realización de una tarea específica desempeñada entre dos o varias personas, siendo imprescindible que exista una excelente organización, coordinación, unión y buen ambiente al momento de realizar la actividad, con el fin de que puedan mantener un buen ritmo de trabajo entre todos los miembros que lo conforman.

Es esencial para el equipo de trabajo que haya una buena interacción entre todos los integrantes que hacen parte del mismo, debido a que ésto da lugar a que los distintos planteamientos que surjan como parte de la ejecución de las actividades sean cada vez mejor y cumplan los objetivos propuestos. La diferencia del trabajo en equipo con otros grupos es que estos miembros persiguen un propósito común y poseen distintos saberes, educación, creencias, valores culturales, credo, entre otros, que puedan añadir un valor positivo al beneficiarse de la diversidad existente, para lo cual es importante el nivel de cohesión. Cuanto más fuerte sea éste,mejor será la labor de los integrantes y más productivos los resultados de sus acciones.

La solidaridad, el compañerismo, la comprensión y el sentido de pertenencia hacia el equipo permiten un ambiente laboral ideal que conlleva a la obtención de resultados eficaces, fortalecen la unión y en caso de presentarse cualquier eventualidad o situación que los desequilibre, pueden sobreponerse con mayor facilidad. El papel que cumple cada miembro se puede determinar, teniendo en cuenta el esquema de las 5 C, complementariedad, comunicación, coordinación, confianza y compromiso. Hoy en día las organizaciones han descubierto que a través del trabajo en equipo se pueden lograr mejores resultados, de manera rápida y eficaz, es por esto, que están fomentando la participación de los miembros de la compañía y capacitándolos.

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El trabajo en equipo tiene muchas ventajas:

-Las competencias o habilidades de los integrantes que realizan el trabajo en equipo se compenetran entre sí, logrando un alto nivel de desempeño y un aumento en la productividad, porque están concentrados en lo que saben hacer.

-Existe un trabajo estructurado, lo que permite alcanzar la sinergia, si se mantiene un buen ritmo en la realización de las actividades. Esta significa la unión de varias fuerzas, en donde se maximiza las cualidades de cada uno.

-Se obtienen mejores resultados al trabajar en equipo, porque siempre están aportando nuevas y buenas ideas para el enriquecimiento de la organización y cada quien está centrado en lo que sabe hacer, lo que conlleva a un trabajo de calidad.

-Existe una estimulación de la creatividad y aprendizaje, debido a la unión de esfuerzos entre los integrantes y la lluvia de ideas, basada en los conocimientos de cada quien, lo que permite encontrar diferentes estrategias para la consecución de objetivos.

-Cuando se realizan trabajos en equipo, hay una alta motivación y compromiso entre los miembros que hacen parte del mismo, debido a que es más factible que se muestren animados cuando ellos mismos contribuyeron en el planteamiento de los objetivos. Además, pueden colocar en práctica sus conocimientos y ser resaltados por ello.

-Pueden generar más ideas cuando están en equipo, que cuando se encuentran solos, porque un compañero puede complementar la opinión del otro.

-Hay mayor capacidad de resolución de problemas, debido a que entre todos aportan sus puntos de vistas. De esta manera, pueden mantener un buen ritmo de trabajo, sin generar demora en los mismos.

-Se estimula la toma de decisiones que tiende a redundar en beneficios para la compañía, porque hay más compromisos por los involucrados.

-Hay una reducción de los niveles de estrés porque las cargas están equiparadas, lo que no suele suceder cuando el trabajo es individual, debido a que hay una alta tensión por la carga laboral y por la presión de tener que cumplir.

-Todos los participantes se involucran en la realización de las tareas, lo que trae consigo una comunicación cada vez más efectiva y buenas relaciones interpersonales, porque todos interactúan.

-Permite que los integrantes se sientan más seguros de contribuir en el equipo, porque los compañeros valoran cada aporte por muy mínimo que sea.

El trabajo en equipo se desarrolla en cuatro fases, en el llamado ciclo Deming o PHVA. Las fases son las siguientes:

• Planeación: es en donde se definen las metas, los métodos que se utilizarán para cumplirlas y cómo conseguir los resultados, teniendo en cuenta el cliente y las políticas de la organización.
• Hacer: se ejecuta lo planeado, se lleva a la práctica el trabajo, se instruye al personal y se capacita cuando no se tiene manejo de algunos temas que son importantes para la organización.
• Verificación de los resultados de todas las tareas ejecutadas. Se hace una medición, una evaluación, análisis del proceso y seguimiento del mismo.
• Actuar: Hace referencia a la eliminación de las no conformidades que se han detectado y se implementan las acciones correctivas con el propósito de que no vuelvan a aparecer.

En los equipos es fundamental la interacción social, y clave de ello está en una buena comunicación. Para desempeñar un buen rol en el equipo de trabajo, es necesario aprender a comunicarse efectivamente y aprender a escuchar a los miembros que hacen parte del equipo, teniendo en cuenta la perspectiva de ellos y no sólo la propia, es por esto, que se requiere el desarrollo del pensamiento crítico que es el mecanismo para poder entender el mensaje que se desea hacer llegar a los demás, con base a lo que son ellos y así poder analizar y evaluar lo expresado desde otra perspectiva. La comunicación en sí tiene un proceso, lo primero que hace una persona es que le surja una idea, luego organiza el mensaje mentalmente, que se encuentra codificado, seguidamente lo transmite a los otros miembros, la cual es recibido y trata de ser descifrado, hasta que la idea es comprendida y finalmente existe una retroalimentación. La información transmitida, tratan de expresarla lo más claro posible para que todos puedan interpretarla de manera similar, dando los puntos clave y tratando de evitar errores para no desviarse del objetivo planteado. Las habilidades comunicativas pueden desarrollarse mediante técnicas de cuestionamiento o interrogatorios, mesas redondas, foros, debates, estudios de casos y por supuesto concertando reuniones. La información puede plasmarse en medios materiales físicos, por medio de correos electrónicos, publicaciones en webs, blogs, o redes sociales, publicando carteleras o realizando un feed-back. Los integrantes del equipo pueden realizar un reporte semanal, quincenal o mensual de las funciones ejecutadas y logros obtenidos, ya sea en medio físico o verbal.

Dentro del equipo, el líder puede desempeñar diferentes funciones, tareas asignadas por encima de cualquier otro miembro de la organización, las cuales denominamos roles. En parte, los roles que cada uno asume en un equipo se relacionan con las habilidades de comportamiento y/o las competencias emocionales. Cada uno de estos roles es funcional al sistema y hace una contribución necesaria para la mejor realización de la tarea. No hay roles buenos o malos, ni mejores o peores. Todos contribuyen al sistema y permiten que el sistema se autorregule. Belbin estableció 9 roles:

-Cerebro: Generador de ideas, creativo, imaginativo, poco ortodoxo. Resuelve problemas difíciles.

-Especialista: Conoce muy bien un tema muy específico, aporta conocimiento y saber experto en esa materia.

-Coordinador: Aclara las metas a alcanzar, organiza los recursos, trata de sacar lo mejor de cada persona que compone el equipo. Promueve que se tomen decisiones operativas.

 -Cohesionador: Fomenta la cooperación, el entendimiento. Se preocupa por los demás y trata de evitar los conflictos o suavizarlos.

-Impulsor: Dinámico, con mucha energía e iniciativa para superar los obstáculos. Reta al equipo cuando éste se relaja o dispersa.

-Implementador: Disfruta realizando las actividades planteadas. Es una persona disciplinada y eficiente. Se siente más cómodo con las tareas que con las ideas. Busca el lado práctico y concreto de las cosas.

-Finalizador: Presta gran atención a los detalles. Es perseverante, meticuloso y disfruta dando el toque final a las cosas para que alcancen su máximo nivel de calidad.

-Monitor-evaluador: Analítico, contrasta las ideas con las posibilidades prácticas. Necesita datos para valorar las propuestas. Tiene gran capacidad crítica.

-Investigador de recursos: Entusiasta, extrovertido y muy comunicativo. Busca fuera del equipo ideas y experiencias que puedan ser de utilidad para el equipo.

Pero no todo puede ir bien en el equipo. La ambigüedad de recursos, la diferencia de objetivos, los recursos compartidos así como la interdependencia pueden alterar el ambiente entorpecer la marcha de los integrantes. Podemos distinguir diferentes clases de conflictos:

-Conflictos de Recursos:Para cumplir con las funciones que surgen de un trabajo en equipo, las personas emplean diferentes recursos que van desde un lápiz, hasta la utilización de una sala de juntas. Pero el conflicto suele aparecer cuando otra persona necesita los mismos recursos. Aquí es importante que el líder revise quién requiere prioridad y les haga ver la importancia de aprovechar al máximo los recursos brindados. Sin necesidad de discutir se puede llegar a acuerdos que beneficien el trabajo en equipo. 

-Conflicto de estilos:Cada persona tiene su forma de realizar las cosas y por lo general está determinada por su comportamiento. El conflicto puede aparecer cuando es necesario compartir el trabajo con otras personas que tienen estilos diferentes de realizar las actividades. Este se puede evitar si al trabajar en equipo se tiene en cuenta el estilo de cada miembro.

-Conflicto de Percepciones:Cuando existan dos o más personas con diferentes percepciones y se ven confrontadas entre sí, pueden aparecer los conflictos, afectando en algunos casos el desempeño del equipo. Aquí la comunicación juega un papel importante para aclarar lo que se piensa y evitar malos entendidos.

-Conflicto en las metas:Surge cuando no se respetan las directrices dadas por un líder, es decir, si un jefe da una orden a su equipo de trabajo y llega otro superior y da una contraorden o en caso de que haya cruces en los objetivos al realizar ciertas tareas. Lo ideal es dejar las metas claras para realizar un buen trabajo en equipo.

-Conflicto por presión:Éstos aparecen cuando hay una urgencia en la entrega de un trabajo y depende de otro miembro y éste le da prioridad a otra situación. Aquí lo ideal es establecer prioridades o cambiar fechas de entrega.

-Conflicto de roles:Se presenta cuando se le asigna una tarea que no corresponde a una persona y se invade el espacio de otra o cuando el miembro del grupo considera que no le corresponde realizar esa función. Lo ideal es dejar claras las razones por las que se asigna ese rol a determinada persona.

-Conflicto por diferencias en los valores personales:Es complicado este conflicto, debido a que se relaciona con los valores de la persona, y puede ser contrario a lo que la empresa o el equipo manejan. Una forma de evitarlo es realizar un buen proceso de selección o que el líder conozca muy bien a los miembros del equipo para evitar dar una tarea que vaya en contra de los valores del empleado.

-Conflictos causados por políticas impredecibles:El equipo debe tener claridad sobre las políticas de la empresa para evitar confusiones y conflictos. En caso de que haya cambios se debe informar de manera clara para que no haya duda y malos entendidos.

El conflicto es positivo cuando lo enfrentan y buscan alternativas de solución en conjunto, porque suele fortalecer al equipo, genera nuevas ideas y en caso de que se presente a futuro, saben como afrontarlo. El conflicto es negativo o dañino cuando se encausa en ganar-perder y se evita, porque se hace más fuerte y difícil de manejar, ocasionando en algunos casos daños irreparables.

Cabe hablar de las toxinas de Gottmann , origen de conflictos:

-Culpa o crítica: Atacar a la persona en lugar del comportamiento.

-Ponerse a la defensiva, lo cual implica una culpabilización: Si yo no he sido, entonces has sido tú.

-Desdén: Chistes ofensivos, menosprecio, sarcasmo, cinismo, insulto, etc.. con distinto grado de intensidad.

-Blindaje: Ignorar a alguien incluye corte de la comunicación, el silencio, la retirada, la desconexión de la relación.

Por ello, es necesario el papel de mediador para mantener un clima de tranquilidad en el equipo e invitar a los miembros al compañerismo y al respeto.

Existen diferentes formas de negociar y cada equipo de trabajo es libre de buscar el método que mejor convenga a los integrantes del equipo, sin embargo, hay algunos que se pueden basar en técnicas ya existentes, una de estas es el modelo de negociación de Roger Fisher y William Ury, que consiste en:

•Separar a las personas de la situación problema, en donde se deben tener en cuenta las percepciones y emociones de los involucrados. En este punto se trabaja sobre el problema en sí y no se confronta a las personas con el propósito de vencerlas.

•Es necesario concentrarse en los intereses y no en las posiciones, en donde quede claro para qué es lo que se quiere y se identifique los beneficios compartidos.

•Se deben idear opciones que beneficien a ambas partes, en donde se evite hacer juicios de valor y se tomen decisiones fáciles de llevar a cabo.

•Realizar criterios objetivos en donde ambas partes acojan una solución justa.

La presencia del líder puede ayudar a adoptar las decisiones oportunas y guiar al equipo hacia la opción correcta. Es imprescindible que ambas partes deseen ganar, mostrar interés en el otro y ser flexible, centrarnos en la base del problema y resolverlo, saber tolerar los conflictos y buscar y analizar a fondo las respuestas.

Para todo lo anterior la proactividad desempeña un papel importante. Las personas proactivas suelen prevenir y resolver problemas que pueden afectar a los miembros del equipo y están orientados a perseverar y no rendirse fácilmente, son flexibles, positivos, tratan siempre de hacer las cosas bien, no llevan a cabo las funciones para competir con los demás, por el contrario, tratan de colaborar con los compañeros para conseguir los objetivos de la organización y son motivo de ejemplo para otros. Sus rasgos fundamentales son:

-Involucrar a todos los miembros de la organización, sobre todo a aquéllos que tienen cargos directivos, para que a su vez lo hagan con el personal que se encuentran bajo su mando.

-Incentivar a los miembros de la organización para que enfrenten los desafíos que pueden presentarse durante la ejecución de sus funciones.

-Ser receptivos ante las situaciones diferentes y verlas de manera positiva, para que de estas forma puedan hallar diferentes soluciones, si se convierte en una situación problema.

-Estar abiertos a la creatividad, a la comunicación asertiva e incentivar la toma de decisiones, para que puedan dejar a un lado el temor de cometer errores y puedan enfrentar los problemas con aptitud positiva.

Los equipos, a modo de resumen, se caracterizan por:

-Compartir el mismo objetivo.

-Combinan funciones y acciones.

-Planifican metas y actividades, de las cuales todos son responsables.

-Existe coordinación entre los miembros.

-Tienen en cuenta las competencias y habilidades de cada uno distribuyendo las tareas en función a sus capacidades.

-La comunicación es permanente, fluida y sencilla.

-La persona que sume el liderazgo coordina, integra, ayuda en la toma de decisiones y en la resolución de conflictos para lograr las metas establecidas de una forma eficiente.

-Adquieren experiencias y desarrollan aprendizajes.

-Desarrollan estrategias para una mejor realización de las actividades y cumplimiento de las mismas.

-Son solidarios, actúan en armonía, son respetuosos,llegan a una unión, consenso y equidad, complementando habilidades y aprovechando ideas.

-Realizan una retroalimentación periódica que conlleve a una reflexión permanente sobre la forma en que se están llevando a cabo los procesos, con el fin de autorregularse y realizar mejoras en el mismo.

-Cuando se trabaja en equipo hay mayor motivación por parte de los trabajadores y se sienten satisfechos por el rol que ejecutan.

Finalmente, una buena coordinación de funciones, tener las metas perfectamente definidas, ayudándonos de un líder que nos guíe en el camino, junto con la confianza, compromiso, complementariedad de funciones, capacidad para resolver conflictos así como hacer frente a situaciones de incertidumbre o de riesgo probable, incentivando a los demás a su enfrentamiento, son algunas de las aptitudes que debemos ostentar si queremos la serenidad y la productividad en nuestro ambiente de trabajo.

A continuación un vídeo donde se explica con ejemplos tres formas de trabajar en equipo.